¿Cómo generar el Libro 3.4 – Detalle del saldo de la Cuenta 14: Cuentas por Cobrar al Personal, Accionistas (Socios), Directores y Gerentes en el Anexo 6?

Table of Contents

¿Qué es y para qué sirve?
Objetivo
Contexto Normativo
Procedimiento Paso a Paso

¿Qué es y para qué sirve? #

Este procedimiento permite generar el Libro 3.4 – Detalle del saldo de la Cuenta 14: Cuentas por Cobrar al Personal, Accionistas (Socios), Directores y Gerentes desde el módulo Anexo 6 de CONTABLE SQL.

Este libro presenta el detalle de los saldos pendientes por cobrar al personal, accionistas, socios, directores y gerentes al cierre del período, proporcionando el sustento de las cuentas registradas en la contabilidad y permitiendo mantener consistencia con el Libro de Inventarios y Balances.

Objetivo #

Al finalizar este manual, el usuario podrá generar correctamente el Libro 3.4, verificando previamente la configuración de las entidades tributarias y de los documentos de identidad utilizados en las operaciones.

Contexto Normativo #

El Libro 3.4 – Detalle del saldo de la Cuenta 14 forma parte del Libro de Inventarios y Balances y complementa la información financiera relacionada con las cuentas por cobrar al personal, accionistas, socios, directores y gerentes.

Para obtener un archivo válido, es indispensable que las entidades vinculadas a estas operaciones se encuentren correctamente identificadas y que los tipos de documentos registrados sean válidos, ya que esta información es utilizada para la generación del Libro Electrónico y posteriormente validada mediante el Programa de Libros Electrónicos (PLE).

Procedimiento Paso a Paso #

Ruta de Acceso #

Anexo 6 → Libro de Inventarios y Balances → Libro 3.4 – Detalle del saldo de la Cuenta 14: Cuentas por Cobrar al Personal, Accionistas (Socios), Directores y Gerentes.

Generar el Libro 3.4 #

Seleccionar el año y el mes del período.
Seleccionar el Libro 3.4 – Detalle del saldo de la Cuenta 14.
Completar la información solicitada.
Hacer clic en Procesar.

Verificar las Entidades Tributarias #

Contable SQL → Archivos → Entidades → Entidades Tributarias

Consultar las entidades correspondientes al personal, accionistas, socios, directores y gerentes.
Verificar que el tipo y número de documento de identidad se encuentren correctamente registrados.
Confirmar que la información obligatoria de cada entidad esté completa.

Verificar los Tipos de Documento #

Contable SQL→ Archivos → Documentos

Consultar los tipos de documentos registrados.
Verificar que los documentos utilizados en las operaciones sean válidos y se encuentren correctamente configurados.
Confirmar que correspondan al tipo de comprobante registrado.

Generar el Archivo Electrónico #

Regresar al módulo Anexo 6.
Hacer clic en Generar.
Esperar la creación del archivo TXT.
Hacer clic en Abrir ubicación del TXT para acceder al archivo generado.

Validar el Archivo #

Abrir el Programa de Libros Electrónicos (PLE).
Seleccionar la opción Validar Libros Electrónicos.
Cargar el archivo generado.
Ejecutar la validación.
Revisar los mensajes emitidos por el PLE.
Corregir las observaciones cuando corresponda.
Generar nuevamente el archivo hasta obtener una validación sin errores.

Tips #

💡 Verificar que todas las personas registradas en la Cuenta 14 tengan correctamente consignado su tipo y número de documento de identidad.

💡 Confirmar que las entidades tributarias correspondan al personal, accionistas, socios, directores o gerentes registrados en las operaciones.

💡 Revisar que los tipos de documentos utilizados sean válidos y estén correctamente configurados en el sistema.

💡 Conciliar previamente los saldos de la Cuenta 14 antes de generar el libro.

💡 Validar el archivo generado en el PLE antes de realizar su presentación.

💡 Conservar una copia del archivo TXT validado como respaldo del proceso.

Errores Frecuentes #

Error	Causa	Solución	Impacto
El libro no muestra la información de una persona	La entidad tributaria no está registrada o está incompleta	Completar la información de la entidad y generar nuevamente el libro	El detalle de la Cuenta 14 será incompleto.
El documento de identidad es inválido	El tipo o número de documento fue registrado incorrectamente	Corregir la información de la entidad tributaria	La validación del libro puede presentar observaciones.
El PLE muestra errores de validación	Existen inconsistencias en la información generada	Corregir las observaciones y generar nuevamente el archivo	El libro no podrá presentarse correctamente.
No se genera el archivo TXT	El proceso fue interrumpido o falta información obligatoria	Verificar la configuración y ejecutar nuevamente la generación	Se retrasa el proceso de validación y presentación.
La información no coincide con la contabilidad	Existen diferencias entre los saldos y los registros contables	Conciliar la Cuenta 14 antes de generar el libro	La información financiera puede resultar inconsistente.